Propres et ordonnés en 6 étapes
L'organisation des bureaux rendue facile
Des piles de dossiers qui ne cessent d'augmenter, d'innombrables blocs-notes, des photos des dernières vacances et des tasses de café non lavées – voilà à quoi ressemblent de nombreux bureaux. Même si certaines études affirment qu'un poste de travail désordonné stimule la créativité, certains arguments plaident plutôt en faveur de la version bien organisée.
L'Institut Fraunhofer a déterminé que jusqu'à un tiers du temps de travail dans les bureaux est gaspillé dans des activités superflues. Les bureaux mal organisés, où les employés doivent constamment chercher le document dont ils ont besoin, contribuent de manière significative à cette inefficacité. Il s'agit d'une situation facile à éviter – laissez-nous vous montrer comment.
Pourquoi l'organisation des bureaux est-elle si importante?
À première vue, il semble contre-productif de passer du temps à organiser son bureau. Après tout, vous pourriez achever d'autres tâches pendant ce temps-là. Cependant, un bureau bien organisé vous procure de nombreux avantages:
- Vous travaillerez plus rapidement si vous avez tout votre matériel de travail à portée de main.
- Vous serez plus productif et pourrez mieux vous concentrer si votre travail n'est pas interrompu par des recherches.
- Vous pourrez vous mouvoir plus librement s'il y a suffisamment de place sur votre bureau.
- Vous donnerez à vos clients et collègues de travail une impression plus professionnelle si votre bureau est bien rangé.
- Vous préviendrez mieux la propagation des bactéries et des virus si votre bureau est nettoyé régulièrement.
6 étapes pour un bureau parfaitement organisé
De nombreux employés aimeraient avoir un bureau bien rangé mais ne savent pas par où commencer. Nous pouvons vous aider à surmonter cet obstacle. Vous pouvez organiser votre bureau en six étapes de manière à ce qu'il reste longtemps bien rangé.
1. Vider son bureau et le nettoyer
Afin d'en simplifier la réorganisation, la première chose à faire est de vider votre bureau de tous les objets et papiers qui s'y trouvent. Essuyez ensuite la surface du bureau avec un chiffon microfibre humide. Vous devriez également vider complètement vos tiroirs et les essuyer avec un chiffon humide.
En principe, il est conseillé de nettoyer le bureau une fois par semaine. Il faudra cependant éliminer immédiatement tout résidu alimentaire et toute tache de boisson renversée afin d'éviter que des germes ne se développent. Vous en apprendrez davantage sur le nettoyage correct de vos appareils de bureau électroniques dans le prochain chapitre.
2. Trier les documents et les ustensiles
Il y a certainement toute une pile de papier et de matériel devant vous. La meilleure chose à faire est de commencer à trier les documents. Vous pouvez les organiser en quatre piles:
- Nécessaires rapidement pour les tâches actuelles
- Constamment nécessaires
- Pas sûr que ce soit encore nécessaire
- À jeter immédiatement à la poubelle
Tout ce qui a atterri sur la pile 4) peut être éliminé immédiatement. Les documents de la pile 3) pourront être éliminés au bout de deux semaines si vous ne les avez pas utilisés entretemps. Les papiers des piles 1) et 2) peuvent être remis sur votre bureau, de préférence bien rangés dans un élément de tri.
Consacrez-vous maintenant à votre matériel, tels les stylos, trombones et autres ustensiles. Tout ce qui n'est plus fonctionnel peut être enlevé directement. Le matériel dont vous n'avez plus besoin doit être ramené à l'entrepôt ou remis à des collègues.
3. Agencer le matériel de manière ergonomique
L'objectif de cette étape est d'ordonner tout le matériel fréquemment requis, de manière à ce qu'il soit facilement accessible, et ce sans s'abîmer le dos. Les équipements suivants aideront à maintenir votre bureau bien ordonné:
- Utilisez des supports téléphone et corbeilles de classement pour créer plus d'espace sur votre bureau. Avec des bras pivotants pour écrans et téléphones ainsi que des supports pour ordinateurs portables et tablettes tactiles, vous pouvez ranger tout votre matériel de manière flexible et à portée de main.
- À l'aide de systèmes de classement tels que des trieurs, des colonnes rotatives et des blocs-tiroirs, vous pouvez venir à bout des papiers désordonnés sur votre bureau. Tous les documents y trouveront leur place.
4. Organiser les tiroirs
Tout matériel de travail qui doit rester à portée de main mais qui n'a pas sa place sur le bureau peut être rangé dans vos tiroirs. Pour qu'ils n'y disparaissent pas dans le chaos, nous avons trois conseils à vous donner:
- Utilisez des séparateurs et des boîtes de rangement pour créer des compartiments pratiques où ranger vos accessoires de bureau. De cette manière, l'ordre sera maintenu pendant longtemps.
- Couvrez vos tiroirs de tapis antidérapants afin que les objets ne glissent pas dès que vous ouvrez un tiroir.
- Étiquetez vos tiroirs et les compartiments qu'ils contiennent afin que tous le matériel retourne toujours au même endroit.
5. Installer un bac de réception du courrier
Au cours de la journée, toutes sortes de documents, lettres et notes arrivent sur votre bureau. Afin d'éviter qu'ils ne perturbent l'ordre nouvellement acquis, demandez à vos collègues de déposer tout le courrier dans un bac de réception destiné à cet usage. Vous pourrez ainsi traiter votre courrier à des moments précis de la journée et ne pas être dérangé dans votre travail. Passez votre courrier en revue et établissez-en la priorité comme suit:
- Débarrassez-vous immédiatement du courrier sans importance.
- Relayez à d'autres employés les documents dont vous n'êtes pas responsable.
- Mettez tout ce qui peut être classé immédiatement dans les dossiers appropriés.
- Traitez immédiatement ce qui peut être fait en moins de cinq minutes.
- Déterminez quand vous voulez traiter tous les autres documents et placez-les dans la catégorie de rappel, par exemple, dans un compartiment défini de votre élément de tri.
6. Ranger à la fin de chaque journée de travail
Prévoyez cinq minutes de rangement à la fin de chaque journée de travail. Remettez tout le matériel de travail à sa place afin de commencer chaque nouvelle journée avec un bureau bien ordonné. Cela vous donnera l'envie d'une fin de journée bien méritée.
Quelle est la meilleure façon de nettoyer les appareils électroniques de bureau?
Où la plupart des bactéries et des virus s'accumulent-ils au bureau? Après la tasse de café de la journée précédente, c'est le téléphone qui est la plus grande source de germes. Nous vous expliquons ici comment nettoyer correctement cet appareil, entre autres ustensiles de bureau.
Téléphone et smartphone
Les germes provenant de vos mains et de votre bouche restent sur votre téléphone. Vous devez donc le nettoyer quotidiennement, surtout pendant la saison propice aux rhumes et grippes.
- Éteignez le téléphone ou le smartphone.
- Essuyez le combiné et les touches du téléphone avec un chiffon en microfibre et un produit désinfectant.
- Nettoyez l'écran tactile du smartphone avec un spray hygiénique sans alcool et un chiffon en microfibre.
- Veillez à ce qu'aucun liquide ne pénètre dans le boîtier.
Clavier
Des doigts sales et des miettes de nourriture sur votre bureau salissent votre clavier. Selon le degré de salissure, un nettoyage hebdomadaire devrait suffire.
- Éteignez l'ordinateur.
- Retournez le clavier et enlevez les particules en le secouant.
- Soufflez les saletés tenaces avec un vaporisateur d'air comprimé.
- Essuyez le clavier avec un chiffon en microfibre et du produit désinfectant.
- Nettoyez les interstices avec des cotons-tiges.
Souris
Ce qui est vrai pour votre clavier l'est aussi pour votre souris: un nettoyage quotidien est nécessaire pour contenir la propagation des germes.
- Éteignez l'ordinateur.
- Essuyez la souris avec un chiffon en microfibre et du produit désinfectant.
Écran
Un nettoyage hebdomadaire de votre écran vous garantit une vue sans traces ni empreintes de doigts.
- Éteignez l'ordinateur et débranchez la source d'alimentation de l'écran.
- Essuyez l'écran avec un chiffon en microfibre légèrement humide.
- N'utilisez pas de produit nettoyant pour verre ni de produit à base d'alcool car ceux-ci pourraient en attaquer la surface.
Nous espérons que les conseils donnés ici vous aideront à garder un poste de travail agréable, propre et bien ordonné. Nous vous conseillons volontiers sur l'équipement de bureau, les produits de nettoyage et le matériel sanitaire appropriés.
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