Smart Office Design
Ein angenehmes Umfeld am Arbeitsplatz
Während Sie von Ihrem mobilen Arbeitsplatz unter Palmen gelegentlich Anweisungen per Mausklick erteilen, führt mitten in Baden-Württemberg ein künstlich intelligenter Roboter seine Tätigkeit aus. Das Smart Office der Zukunft könnte so einfach sein! Kleiner Wermutstropfen für alle Südsee-Fans: Ganz so paradiesisch wird Ihr Büroarbeitsplatz von morgen nicht aussehen.
Einig sind sich allerdings führende Arbeitsforscher darin, dass die moderne Arbeitswelt flexibler werden muss. Lange Gänge, in denen sich ein Einzelbüro an das nächste reiht, dürften schon bald der Vergangenheit angehören. Stattdessen beginnt Smart-Office-Design für die meisten mit dem Aufbrechen konventioneller Office-Layouts.
Ein Perpetuum mobile aus Produktivität und Glück
Wir verlassen die traumhafte Südsee-Idylle und werfen einen Blick nach München. Hier hat Microsoft beim Thema Smart-Office-Design, das die Bedürfnisse der Mitarbeiter am Arbeitsplatz in den Mittelpunkt stellt, ganze Arbeit geleistet. Eine Arbeitsumgebung muss nach Meinung vieler Teams vielfältige Optionen bieten: für den Kaffeeplausch mit Kollegen, für Meetings, Videokonferenzen, aber auch für stilles und konzentriertes Arbeiten am Schreibtisch.
Microsofts Deutschlandzentrale zum Beispiel deckt viele Anforderungen der Arbeitswelt von morgen ab: Flexibilität, Kollaboration, Privatsphäre, Kommunikation, Individualität – und vor allem Glück. Es ist eine Binsenweisheit, dass glückliche Mitarbeiter besonders produktiv sind. Doch wie entsteht Glück am Arbeitsplatz?
In einer umfangreichen Studie gelangte Microsoft zu einem verblüffenden Ergebnis. Die Produktivität selbst ist Glücksfaktor Nummer Eins. Vor allem die Millennial-Generation findet selbstbestimmtes Arbeiten, verbunden mit sinnvollen Aufgaben und greifbaren Ergebnissen, wichtiger als ein hohes Einkommen und herkömmliche Karrieremodelle. Moderne Office-Umgebungen schaffen eine positive Aufwärtsspirale, ein Perpetuum mobile, in dem sich Glück und Produktivität gegenseitig zu immer neuen Höhen aufschwingen.
Doch worauf kommt es an beim Smart-Office-Design, das sich an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausrichtet?
1. Ein Arbeitsplatz für viele Aufgaben
Ein Patentrezept für den perfekten Arbeitsplatz gibt es nicht. Genau bei dieser Annahme setzen multifunktionale Lösungen an, die sich für unterschiedliche Arbeitsplatzsituationen und Arbeitsstile eignen. Ob als Führungskraft, Fachreferent oder im Projektteam: An einem Multifunktionsarbeitsplatz fühlt sich jeder Mitarbeiter wohl.
Einzelbüros weichen offenen Bürolandschaften und auch die feste Zuordnung eines Arbeitsplatzes einem Mitarbeiter gehört der Vergangenheit an. Wer morgens ins Büro kommt, kennt seine Tagesaufgaben und sucht sich einen geeigneten Platz – je nach Bedarf allein oder in einer Gruppe mit Kollegen, wenn für die bevorstehende Aufgabe Teamwork angesagt ist.
2. Weg mit dem Kabelchaos
Es mag nach einem trivialen Problem klingen. Doch nichts ist nerviger als morgens im Büro einen freien Arbeitsplatz zu wählen und sich dann erst einmal eine halbe Stunde im Kabelsalat zu verlieren. Trotz aller Bemühungen um Mobilität sind viele der Geräte, die Mitarbeiter im Tagesverlauf nutzen, verkabelt: Das Smartphone will per Netzstecker zwischendurch geladen werden. Die Schreibtischlampe braucht ihre Steckdose und der Laptop kommt ohne Strom auch nicht aus.
Ohne Kabel läuft nichts und wohl dem, der sein Kabelchaos schnell unter Kontrolle bringt. Unternehmen sollten deshalb bei ihren Multifunktionsarbeitsplätzen – siehe oben! – bereits an alle Eventualitäten gedacht haben: Welche Kabel brauchen Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Funktion und Aufgabe. Am besten wird jeder Arbeitsplatz mit dem vollem Programm ausgestattet. Dann kann, beispielsweise über Farbcodierungen, klar gekennzeichnet werden, welches Kabel für welchen Zweck gedacht ist. Nun noch alle Kabel schnell unter Brücken oder in Wannen verstecken und aufgeräumt und sofort einsatzbereit ist der Arbeitsplatz.
3. Lounge-Bereich für die Auszeit zwischendurch
Jeder Mitarbeiter braucht die kleine Pause zwischendurch. Raucherräume gibt’s in vielen Unternehmen schon längst nicht mehr. Verlassen Mitarbeiter für eine kleine Auszeit erst einmal das Gebäude, wird die Pause schnell länger als geplant. Und Alleingänge in der freien Natur sind zwar gesund, aber nicht immer förderlich für den Teamgeist.
Richten Sie lieber gemütliche Lounge-Bereiche ein, die zum zwanglosen Verweilen einladen. Zahlreiche Studien haben die Bedeutung gemeinsamer Kaffeepausen belegt. Mitarbeiter kommen abteilungs- und projektübergreifend miteinander ins Gespräch. Das Terrain bleibt das Unternehmen und das Zugehörigkeitsgefühl und der Teamgeist der Mitarbeiter wachsen. Bequeme Lounge-Möbel, eine gute Kaffeemaschine und ein paar Couchtische – mehr braucht es nicht für die Genuss-Minuten zwischendurch.
4. Die Natur ins Büro holen
Versuch’s mal mit Gemütlichkeit: Der Trend, eine behagliche Atmosphäre in die Arbeitswelt zu holen, hat sich bewährt. Eine Office-Umgebung, die sich an modernem Interior-Design orientiert, strahlt etwas Entspanntes und Familiäres aus. Dazu gehört im Idealfall eine fein austarierte Mischung aus unterschiedlichen Materialien wie Stein, Holz und Naturfasern.
Doch welches Unternehmen ist schon in der Lage, ein spontanes Renovierungsprojekt anzustoßen? Hier lässt sich mit einem einfachen Trick die Atmosphäre im Handumdrehen auf Vordermann bringen: mit Pflanzen. Trendsetter gestalten ganze Wände mit Grünzeug und holen die Natur ins Büro. Das kostet kein Vermögen, lässt sich ohne großen Aufwand umsetzen und hat einen schönen Nebeneffekt: bessere Luft im Büro.
5. Den Teamgeist wecken mit Gruppenarbeitsplätzen
Kollaboration ist das Schlagwort des Tages, wenn es um die Gestaltung neuer Arbeitswelten geht – Sie erinnern sich an Microsofts eingangs erwähnte Deutschlandzentrale. Während Kollaboration eine Reihe technischer Werkzeuge wie Hard- und Software voraussetzt, gibt es auch ganz konkrete Anforderungen an das Smart-Office-Design.
Teamwork sollte einladend sein und die beste Einladung zur Teamarbeit ist neben einer spannenden Aufgabe ein perfekter Arbeitsplatz. Multifunktionsarbeitsplätze sind ein guter Anfang. Noch besser sind speziell für die Gruppenarbeit vorgesehen Teamarbeitsplätze, ausgestattet mit allen erdenklichen Hilfsmitteln wie flexiblen Schreibtischen, Flipcharts, Moderationswänden und Planungstafeln. Dann kann Ihr Team direkt loslegen und in punkto Produktivität zu Höchstform auflaufen – Sie erinnern sich noch an den Glücksfaktor Nummer Eins?
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